Tägliche Verwendung
Im Arbeitsalltag begegnet Ihnen die USt-IdNr.-Prüfung an zwei Stellen: der Ampel-FactBox (Status auf einen Blick) und der Prüf-Aktion (Prüfung auslösen). Alle Ergebnisse landen revisionssicher im USt-Registrierungsprotokoll.
Die USt-IdNr.-FactBox
Auf Debitoren-, Kreditoren- und Unternehmenskontakt-Seiten sowie auf Verkaufs- und Einkaufsbelegen zeigt die FactBox den aktuellen Prüfstatus als Ampel – mit USt-IdNr., letztem Prüfzeitpunkt und Ablaufdatum. Über die Schaltflächen Prüfen und Verlauf lösen Sie eine Prüfung aus bzw. öffnen die Historie.
Tip
📷 Screenshot-Platzhalter: Die USt-IdNr.-FactBox mit den drei Zuständen grün / gelb / rot.
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Die Ampel lesen
| Ampel | Status | Bedeutung |
|---|---|---|
| 🟢 | Gültig | Nummer gültig, Anschrift bestätigt. |
| 🟡 | Klärung erforderlich | Nummer gültig, Anschrift nicht bestätigt. Steuerbefreiung möglich, Vertrauensschutz gefährdet. |
| 🔴 | Ungültig | Nummer nicht gültig. |
| ⚪ | Nicht verifiziert / Übersprungen | Noch nicht geprüft, keine USt-IdNr. oder inländische Nummer. |
| 🟠 | Abgelaufen | Ergebnis ist älter als die eingestellte Gültigkeitsdauer. |
Eine USt-IdNr. prüfen
Sie können eine Prüfung auf mehreren Wegen auslösen – das Ergebnis ist stets dasselbe:
- Standard-Aktion „USt-IdNr. prüfen" auf der Debitoren-/Kreditoren-/Kontaktkarte. Die App wickelt diese Prüfung automatisch über das BZSt-Verfahren ab.
- Aktion „USt-IdNr. prüfen" der App (im Menüband der Karten und Belege).
- Schaltfläche „Prüfen" in der FactBox.
Nach der Prüfung erscheint eine Meldung mit dem Ergebnis, und die Ampel aktualisiert sich.
Tip
📷 Screenshot-Platzhalter: Die Ergebnismeldung nach einer Prüfung.
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Das Prüfergebnis verstehen
Die qualifizierte Prüfung liefert je Adressfeld (Name, Straße, Ort, PLZ) einen Abgleichcode des BZSt:
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| A | Übereinstimmung |
| B | Keine Übereinstimmung |
| C | Nicht angefragt |
| D | Von der Behörde nicht geliefert |
Daraus bildet die App das dreistufige Gesamtergebnis:
- Nummer ungültig → rot. Die materielle Voraussetzung fehlt.
- Nummer gültig, alle Felder A oder D → grün. Die Anschrift gilt als bestätigt; ein D geht nicht zu Ihren Lasten, da die Behörde – nicht Sie – hier nichts geliefert hat.
- Nummer gültig, mindestens ein Feld B → gelb. Es liegt eine echte Abweichung vor: Die Steuerbefreiung bleibt möglich, der Vertrauensschutz ist aber gefährdet – bitte klären.
Note
Die vier Feldcodes werden einzeln gespeichert und getrennt bewertet – nicht als ein pauschales „geprüft: ja/nein". So bleibt nachvollziehbar, welches Feld abgewichen ist.
Alternative USt-IdNr. (anderes Land)
Wenn Sie an eine Lieferanschrift in einem anderen EU-Land liefern, schlägt Business Central den Wechsel auf eine alternative USt-IdNr. des Debitors vor (Seite Alternative Mehrwertsteuererfassung des Debitors). Der qualifizierte Abgleich vergleicht die USt-IdNr. gegen die Registeranschrift des Nummerninhabers – nicht gegen die Lieferanschrift. Hinterlegen Sie deshalb auf der alternativen Registrierung Name und Anschrift, die zu dieser Nummer gehören.
Die Seite besitzt eine eigene FactBox samt Prüf-Schaltfläche für die alternative Nummer.
Important
Ohne gepflegte Anschrift auf der alternativen Registrierung kann der qualifizierte Abgleich die Adresse nicht bestätigen – das Ergebnis läuft dann auf „Klärung erforderlich" hinaus.
Tip
📷 Screenshot-Platzhalter: Die Seite „Alternative Mehrwertsteuererfassung" mit Anschrift und FactBox.
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Das USt-Registrierungsprotokoll
Jede Prüfung wird als Eintrag im USt-Registrierungsprotokoll gespeichert. Über den Drilldown am Feld USt-IdNr. oder die Aktion USt-IdNr.-Prüfverlauf öffnen Sie die Liste. Der Drilldown von der Debitorenkarte ist dabei auf das eigene Land gefiltert – alternative Registrierungen anderer Länder erscheinen über ihre eigene FactBox.
Der Prüfeintrag zeigt alle Details: Status, Prüfart (qualifiziert), Verifiziertes Datum, Ablaufdatum, die gesendeten Anfragedaten, die Abgleichergebnisse (A/B/C/D je Feld) sowie die BZSt-Informationen (Anfrage-ID, Fehlercode, Gültigkeitszeitraum).
Tip
📷 Screenshot-Platzhalter: Ein Prüfeintrag mit Abgleichergebnissen und BZSt-Informationen.
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Belegsperren
Ist eine Belegsperre eingerichtet (siehe Einrichtung), verhindert die App die Freigabe bzw. Genehmigung eines Belegs mit ungültiger USt-IdNr. – je nach Belegart. Prüfen Sie in diesem Fall die Nummer des Geschäftspartners und wiederholen Sie die Freigabe.
Stapelprüfung
Für die Massenprüfung stehen zwei Berichte bereit – Debitoren im Stapelverfahren prüfen und Kreditoren im Stapelverfahren prüfen. Über Filter und Optionen (z. B. bereits gültige, gesperrte oder inländische überspringen) grenzen Sie die zu prüfende Menge ein. Nach dem Lauf sehen Sie eine Zusammenfassung der verarbeiteten, erfolgreichen, fehlgeschlagenen und übersprungenen Datensätze.
Tip
📷 Screenshot-Platzhalter: Der Anforderungsdialog der Stapelprüfung.
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Rollencenter „USt-IdNr.-Prüfung"
Das mitgelieferte Rollencenter bündelt die wichtigsten Kacheln und Aktionen: zu prüfende Debitoren/Kreditoren, abgelaufene und ungültige Prüfungen, Zugriff auf Protokoll, Einrichtung und die Stapelprüfung.